Возможность сохранить выбранные описания и записи доступна только авторизованному пользователю.
Работа с архивными описаниями
-
Добавление записей в выборку
Откройте карточку дела или описи, которые хотите сохранить. Если вы собираетесь сохранить сразу несколько дел, принадлежащих одной описи или фонду, имеет смысл подняться на уровень выше, например, выбрать фонд. Если дела принадлежат разным фондам, каждый фонд придется сохранить отдельно.
Справа от карточки архивного описания на полях есть надпись Моя выборка, а ниже кнопка Добавить. Нажмите её. В скрепке появилась цифра, обозначающая количество добавленных выборок. Если вы вы сохраняете выборку впервые, то скрепка покажет единицу.
-
Сохранение выборки
Перейдите в меню выборки. Проверьте свой выбор — Посмотреть выборку. Если всё верно, сохраните выбор — Сохранить выборку. Выборке присваивается уникальный номер. Запишите этот номер, он вам понадобится при следующем посещении картотеки.
! ВАЖНО: Картотека запоминает ID выборки, но не пользователя. Вы можете выбрать документы и переслать номер выборки другому сотруднику. Если у него есть права доступа, он может загрузить эту выборку со своего логина.
-
Работа с выборкой при следующем сеансе
В меню выборки выберите значение Загрузить выборку. Введите номер. Нажмите кнопку Загрузить. Обратитесь еще раз к скрепке, выберите пункт меню Показать выборку.
Варианты загрузки выборки
-
Допустим, у вас в скрепке висит какая-то выборка. При загрузке вы можете в выпадающем меню выбрать опцию Добавить новую выборку…, и у вас объединятся текущая выборка и новая.
-
При выборе опции Заменить… на данном сеансе текущая выборка заменится новой. Но если вы сохранили ID, то выборка не потеряется, вы сможете загрузить её в следующий раз.
NB!! По умолчанию картотека всегда показывает основной тип записи: Архивное описание. Если вы сохранили Авторитетную запись, вам надо поменять значение в выпадающем меню Тип записи.
Работа с авторитетными записями
Порядок работы с выборкой при сохранении авторитетных записей точно такой же, как описан выше. При доступе к выборке обращайте внимание на тип записи. Если вы сохранили запись о какой-то персоне, а при выборе пункта меню Посмотреть выборку получили 0 результатов, поменяйте тип записи в выпадающем меню.
Как долго Картотека сохраняет вашу выборку?
Сейчас картотека настроена таким образом, что выборка хранится в памяти БД 15 дней.
Экспорт данных из выборки
Возможность экспорта доступна авторизованному пользователю через кнопку Экспорт. Обратите внимание, что разделение на сущности сохраняется и при экспорте данных: архивные описания экспортируются отдельно, а авторитетные записи отдельно. При экспорте фондов и описей доступна опция Включить дочерние записи.